Co to jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja (inaczej remanent lub spis z natury) to czynność, która polega na dokładnym sprawdzeniu faktycznej ilości towarów lub materiałów posiadanych przez firmę.
A po co mi to?
Zgodnie z treścią §24 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych (...) na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego(...).
Więc co do zasady po prostu MUSIMY sporządzać remanent. Wyjątkiem są przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ryczałtu.
Spis z natury musimy przeprowadzić PRZYNAJMNIEJ jeden raz w roku - na dzień 31 grudnia.
Ale co to ma na celu?
Dla celów podatkowych przyjmuje się, że wszystkie koszty poniesione w trakcie miesiąca, bez względu na ich charakter (kosztowe, inwestycyjne czy zaopatrzeniowe) pomniejszają dochód podatnika. Na koniec roku (lub w trakcie, o tym niżej) korygujemy nasze koszty (ale spokojnie, jeśli remanent na 31.12 wykazuje jakąkolwiek wartość ona nie przepadnie - zostanie przeniesiona na kolejny rok).
Przykład:
Pan Artur zajmuje się handlem samochodami. W pierwszym miesiącu działalności kupił 3 samochody. W sumie wydał 120 000 zł. W tym samym miesiącu sprzedał jeden samochód, za 30 000 zł. Jak ustalony zostanie dochód?
30 000 zł (sprzedaż) - 120 000 zł (koszty) = -90 000 zł (strata).
Remanent urealni koszty, które ponieśliśmy, to znaczy "wyrzuci" z kosztów wartość niesprzedanych towarów. Dla dalszego zobrazowania kwestii inwentaryzacji ważne jest jeszcze jedno stwierdzenie - różnica remanentowa. Jest to różnica pomiędzy pierwszym i ostatnim remanentem w roku.
Przykład:
Pan Artur kupił w styczniu 3 samochody:
A (za kwotę 20 000 zł), B (za kwotę 50 000 zł) oraz C (za kwotę 50 000 zł). W tym samym miesiącu sprzedał samochód B za kwotę 70 000 zł. Do biura rachunkowego z dokumentami zakupu i sprzedaży Pan Artur przekazał również remanent śródroczny, który wskazywał kwotę towaru pozostałego na stanie: 70 000 zł. Jak ustalony zostanie dochód?
70 000 zł (sprzedaż) - 120 000 zł (koszty) - (0-70 000 zł) (różnica remanentowa) = 20 000 zł.
Różnica pomiędzy przykładami jest znaczna - w pierwszej wersji wykazujemy stratę, w drugiej dochód. Jak to możliwe? To właśnie wpływ remanentu śródrocznego na dochód.
Serio muszę robić to w trakcie roku?
Nie. Musisz zrobić go raz w roku lub jeśli zostanie to nakazane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Jednak to, że nie musisz tego robić nie znaczy, że nie warto.
Wyobraź sobie sytuację kiedy na koniec roku wartość towarów na magazynie (czyli wszystko co kupiłeś a nie udało Ci się tego sprzedać) wynosi 100 000 zł. Dokładnie taką kwotę będziesz musiał odjąć od kosztów! Będzie się to wiązało z dopłaceniem podatku, który w trakcie roku był zaniżany (oczywiście całkowicie legalnie).
To właśnie dlatego rekomendujemy naszym Klientom, aby jednak starali się robić śródroczne spisy z natury. Niejednokrotnie byliśmy świadkami sporych dopłat podatku na koniec roku, a w kilku przypadkach dochodziło do tego, że przedsiębiorca musiał sięgnąć po zewnętrzne finansowanie aby zapłacić podatek.
To, czy chcesz dopłacać podatek, czy jednak płacić zaliczki miesięczne w realnej wysokości to tylko TWOJA decyzja.
No dobra, to jak to zrobić?
Masz kilka opcji:
1. Robisz spis ręcznie, na druczku kupionym w papierniczym albo internecie (ale pamiętasz o tym, że mamy XXI wiek, prawda? PRECZ Z PAPIEREM!)
2. Korzystasz z arkusza w excelu (znajdziesz wiele darmowych wersji w internecie, a jeśli jesteś naszym klientem to znajdziesz taki arkusz na Panelu Klienta, w zakładce Pliki do pobrania) i wypełniasz wszystko na komputerze. Niby fajnie, ale można lepiej!
3. Jesteś super, kupujesz program do obsługi magazynu (większość z nich ma również moduł fakturowania) i wszystko "wyklinujesz" na komputerze. W zasadzie większość rzeczy dzieje się automatycznie, Ty jedynie musisz wprowadzić dokument zakupu i dokument sprzedaży, wszystkie dodatkowe dokumenty (PZ, WZ, MM i inne cuda) generują się automatycznie.
Coś jeszcze muszę wiedzieć?
Tak. Z uwagi na to, że przepisy w Polsce są zawiłe i pogmatwane, ciężko w nich szukać logiki.
Teoretycznie jednoosobowe działalności nie mają obowiązku prowadzenia gospodarki magazynowej. Czemu? Ponieważ gospodarkę magazynową regulują przepisy ustawy o rachunkowości (czyli ustawy, która określa sposób prowadzenia pełnej księgowości). Oczywiście jest to tylko teoria, ponieważ urzędy skarbowe często proszę przedsiębiorców o dokumenty magazynowe (których de facto nie muszą mieć, bo nie ma o nich słowa w rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia PKPIR).
Ponadto ciężko by było przeprowadzić inwentaryzację nie prowadząc gospodarki magazynowej.